Maliyet katılacak fuara göre değişiklik göstermektedir. Gereksiz harcamaların önlenmesi amacıyla, detaylı bir bütçe hazırlanması ve bu bütçe dahilinde kalınması çok önemlidir. Geniş kapsamlı ve gerçekçi bir bütçe hazırlanması aşağıdaki aşamaları gerektirmektedir: Fuara katılım ile ulaşılabilecek amaçların belirlenmesi
Bu amaçlara ulaşabilmek için yapılacak işlerin belirlenmesi
Masrafların dahil edilmesi.

Katılımcının gereğinden fazla veya az harcama yapmasının önlenmesi için muhtemelen harcama kalemlerinin belirlenmesi ve kaynakların harcama kalemlerinin önemi oranında dağıtılması gerekmektedir. Fuara katılımla ilgili belli başlı harcama alanları aşağıda belirtilmiştir.

Stant masrafları: Yer kirası, stant dizaynı ve konstrüksiyonu, ürün yerleşimi, grafik çalışmaları, elektrik, mobilya, yer kaplaması, ekipmanlar, çiçek, telefon ve faks bağlantıları, sigorta, depo ve güvenlik, temizlik, televizyon, gerekiyorsa su, atıklar, gaz basınçlı hava vs.
Sergi ürünleri: Fuarda sergilenecek ürünlerin tespit edilmesi, fuar için özel numuneler ve ambalajlar hazırlanması, dokümantasyon için gerekli ekipman ve malzemenin temini.

Nakliye: Sergi ürünlerinin nakliyesi, nakliye ambalajı, gümrükleme masrafları ve gümrük ithal vergileri, sigorta ücretleri, depolama vs.
Personel Masrafları: Fuara gidecek temsilcilerin yol, konaklama vs. masrafları, stant elemanları için ödenecek ücretler.
İkramlar: Fuar süresince stantta sunulacak yiyecekler ve içecekler, yemek davetleri vs.