Araştırmalar göstermiştir ki kiracıların birçoğu yıllık satın alımlarına karar verirken bilgi kaynağı olarak ilk önce ticaret fuarlarını kullanmaktadırlar. Bir firmanın standı, firmanın etkinliği, kapasitesini, yeteneklerini ve sorumluluklarını gösterir. Başlangıç olarak ilk önce stant yerini düşünün. İlk bakışta iyi bir intiba bırakıyor mu? Çok büyük alanı olmayan firmalar, iyi bir tasarım ve iyi eğitilmiş elemanlar kullanarak önemli avantajlar sağlayabilirler. Küçük firmaların da kullanabileceği, kalabalık arasında seçebilmek için basit teknikler vardır.

Firmanın ticaret fuarındaki standı, kendisinin bir ifadesidir ve tasarımın da firmanın imajını yansıtacak şekilde yapılması gerekir. Stant ziyaretçinin gözüne hitap edebilmeli ve ilk bakışta firma ve ürün hakkında iyi bir imaj verebilmelidir. Bir yandan firmanın ürün ve hizmetlerini gösteren ekin bir şov niteliğinde olup, diğer yandan da görüşmeler, gösteriler ve satışlar için etkin bir platform olmalıdır. Araştırmalar, ticaret fuarlarında standın önünden geçen birisinin ilgisini çekebilmek için firmanın sadece 7 saniyesinin olduğunu göstermiştir. Mobilyanın standın görünümünde belirgin bir etkisi vardır. Genelde sandalye ve koltuklar stantta hareketi ve dinamizmi sınırlamaktadır. Unutulmamalıdır ki, oturulacak yerler müşteriler içindir. Profesyonelce ve iyi tasarlanmış tanıtım materyalleri kullanılmalıdır. İnsanların ürünle iç içe olabilecekleri ürün hakkında her türlü bilgiyi alabilecekleri gösteri ve tanıtım materyallerin sergilendiği yerler standın odak noktasıdır. Stant dağınık görünmemelidir. Yeterince boş alan bulunmalı ve ziyaretçiler stantlara gelip sergilenen ürünlere bakabilmelidir. Mümkünse ziyaretçiler ürünleri denemeye teşvik edilmelidir. Eğer ürünün çalışması ile ilgili bir gösteri yapılacaksa gösteri rahatlıkla görülebilecek bir yerde yapılmalıdır. Eğer ürünlerinizin denemesi veya dokunulmasını istemiyorsanız onları teşhir etmeyin. İnsanlar, ürünlerini ‘dokunmayın’ yazısıyla sergileyen firmalardan çekinir.

Fuardaki başarının önemli bir bölümü de stant temsilcisine bağlıdır. Temsilci müşterilere dostça yaklaşmalı, kolay iletişim kurabilmeli, firma ürün ve hizmetleri katılım amaçları ile ilgili yeterince bilgiye sahip olmalı, ziyaretçi asla küçümsememeli, konuşmayı ürün konusunda pozitif bir görüşme meydana getirecek şekilde başlatmalı, ziyaretçinin işini ve amacını doğru tespit edebilmeli ve muhtemel bir müşteri olarak önemini belirleyebilmeli, tüm sorulara tam olarak cevap verebilmeli, fuar sonrası takip (follow-up) için gerekli notları almalı, fuar sona erdikten sonra önemli görüşmeleri sürdürebilmek için zaman ayırabilmeli, standı boş bırakmamak şartıyla diğer katılımcılarla da temas kurmalı, mümkün olan en kısa süre içinde söz verdiği bilgileri sağlamalıdır.

Bazı ipuçları

Fuar katılımının başarıya ulaşması fuar bittikten sonra yapılacak çalışmalarla yakından ilgilidir. Fuar dönüşünde standı ziyaret eden firmalara bir teşekkür mektubu yazılması, yazı ekinde firma ve ürünleri ile ilgili ayrıntılı broşür ve bilgi gönderilmesi hatırlatma niteliği taşıyacağından çok önemlidir. Ziyaretçi kayıt formları değerlendirilerek potansiyel alıcı olabilecek ziyaretçilere ilgilendikleri konularda söz verilen ayrıntılı bilgi, teklif, numune v.b. gönderilmelidir. Başarılı iş ilişkilerinin kurulabilmesi zaman içinde oluşacak karşılıklı güvene bağlıdır. Bu nedenle, sabırlı olmalı, istenen bilgileri geciktirmeden ve kolay anlaşılabilecek şekilde karşı tarafa ulaştırmalıdır.

1. FUAR SEÇİMİ VE KATILMA KARARI

Ürünlerini yurtdışında pazarlamak isteyen firmalar için uluslararası fuarlara katılmak doğru bir karardır. Bu amaçla, ilk aşamada bir ön araştırma yapılarak hangi fuarın daha uygun olacağına karar vermek gerekir. Firmanın katılacağı fuarı seçmesinde, o fuarın kaç yıldır düzenlendiği, yıllara göre katılımcı ve ziyaretçi sayıları, bu sayılardaki artış veya azalış, yabancı katılımcı ve ziyaretçilerin oranı, metrekare olarak büyüklüğü gibi fuarın uluslararası olma niteliğini belirleyenkriterler dikkate alınmalıdır. Karar aşamasında firmanın katılmayı düşündüğü fuarı imkan olursa önceden ziyaret etmesinde de fayda vardır.

1.1. Amaçlar ve Süreklilik

Firmalar fuarlara pazar bilgilerini artırmak, ürünlerinin uluslararası pazarlarda kabul görme durumunu ve ihracat kabiliyetini öğrenmek, rakiplerini ve rakip ürünleri tanımak, eski müşterilerle olan ilişkileri kuvvetlendirerek yeni müşteriler edinmek, fiyat, kalite ve servis hizmetleri açısından pazarlama politikalarını yaymak, yeni ürünlerini tanıtmak, yurtdışında temsilci bulmak veya dağıtım ağı kurmak amaçlarıyla katılırlar.
Uluslararası nitelik taşıyan fuarlara talebin yoğun olması nedeniyle firmaların katılmak istedikleri fuarların son başvuru tarihlerini öğrenerek başvuru formlarını vaktinde fuar idaresinin ilgili proje müdürlüğüne ulaştırmaları gerekir. Başvuru süresi fuar başlamadan 1 – 1,5 yıl veya daha önce sona erebilir. Her yıl düzenlenen uluslararası fuarlar olduğu gibi 2, 3 ve hatta 4 yılda bir yapılan fuarlar da vardır. Uluslararası fuarların önemli bir özelliği firma katılımlarının devamlılık arz etmesidir. Firmalar uluslararası fuarlara katılımlarını bir prestij olarak gördüklerinden her fuarda aynı standı korurlar. Bunun sonucu olarak bazı fuarlar devamlı doludur ve yeni katılımcılar için uzun bekleme listeleri söz konusudur. Bu amaçla, böyle önemli bir fuara bir defa katılma imkanı bulduktan sonra sürekliliğe önem vermeli ve kopukluklar olmamasına dikkat etmelidir. Fuar katılımına ara verildiği zaman fuara yeniden kabul edilememe veya stand konumunun istenildiği gibi olmama ihtimalleri yüksektir.

1.2. Devlet Teşviki

Uluslararası nitelik taşıyan fuarlara katılan Türk firmalarına devlet teşviki verilmektedir. Devlet böylece uluslararası fuar katılımının getireceği finansal yükü taşımada üreticiyi destekliyor. Teşvik almak isteyen firmanın gerekli belgelerle bağlı bulunduğu İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği’ne fuar başlamadan önce başvurması gerekir. Fuar bittikten sonra yapılan başvurulara teşvik verilmemektedir. Devlet teşviki ile ilgili güncel bilgi almak üzere www.dtm.gov.tr internet sitesini ziyaret edebilirsiniz. Bu sitede her yıl aralık ayında bir sonraki yıl teşvik kapsamında olacak yurtdışı fuarların listesi yayınlanır.

1.3. KDV

Alman fuarlarına Türkiye’den katılan firmalara KDV’siz fatura gönderilmektedir.

2. ORGANİZASYON
2.1. Başvuru

Fuara resmi başvuru, fuar başvuru formunun fuarı düzenleyen kuruluştan veya Türkiye temsilcisinden temin edilerek ya da internetten online doldurulması ve fuar idaresinin ilgili proje müdürlüğüne fuarın başvuru süresi dolmadan önce imzalanıp kaşelendikten sonra gönderilmesi ile yapılır.
Firmalar dilerlerse fuara aynı stantta birlikte katılabilirler. Bu durumda, bir firma ana katılımcı olarak başvuruda bulunur, diğerleri ise birlikte alt katılımcı (Mitaussteller/Coexhibitor) olarak ilgili formu doldururlar. Ana katılımcı talep ettiği metrekare üzerinden stand kirası öderken, alt katılımcılar da belirli bir ücret (Mitausstellergebühr/Coexhibitor fee)) öderler. Grup katılımlarında ise organizatör firma ilgili formu doldurarak fuarda istediği büyüklükte bir standın rezervasyonunu sağlar. Daha sonra da grup katılımında yer alacak firmaların başvurularını doldurup gönderir. Bu durumda, firma başına belirli bir ücret ödenmez. Bazı fuarlarda grup katılımları için özel başvuru formları bulunur.

Fuar başvuru formu doldurulmadan önce fuar başvuru dosyası içinde yer alan tüm bilgiler (fuar katılım koşulları, ürün listesi v.b.) dikkatle incelenmelidir. Ürün listesinde yer almayan ürünlerin fuarda sergilenmesine izin verilmez. Daha sonra fuar başvuru formu ile diğer formlar (fuar kataloğu başvuru formu, ürün listesi v.b. gibi) belirtilen son gönderme tarihleri dikkate alınarak doldurulmalı ve firma kaşesi basılarak imzalanmalıdır. Fuar başvuru formunda firmanın adı, adresi, faaliyeti (üretici, ithalatçı v.b.), stant tipi, sergilenecek ürünler v.b. gibi önemli bilgiler yer alır. Bazı fuarlarda tercih edilen stant tipine göre fuarın metrekare fiyatı değişebilir. Ada (4 tarafı açık), 3 tarafı açık ve köşe (2 tarafı açık) stantlar sıra stantlarına (1 tarafı açık) göre daha pahalı olabilir.

Fuara katılmak isteyen firmanın kiralamak istediği standın fuar alanındaki konumu ile ilgili taleplerini içeren bir yazıyı başvuru formu ile birlikte fuar idaresine göndermesinde fayda vardır. Yoğun talep alan fuarlarda firmalara tercih ettikleri yerlerde stant verilememe ihtimali gözardı edilmemelidir. Fuarlarda genellikle firmalara stant tahsisi, son başvuru tarihinden önce Proje Müdürlüğü’ne ulaşan başvurulardan başlayarak eski katılımcıların bir önceki fuardaki yerlerini koruma talepleri dikkate alınarak fuarda sergileyecekleri ürünler, talep ettikleri standın büyüklüğü ve fuarın yerleşim durumu gözönünde bulundurularak yapılır. Başvuru tarihi geçtikten sonra proje müdürlüğüne ulaşan başvurular ise daha sonra değerlendirilir. Eğer fuarda yer kalmamışsa bu firmalar bekleme listesine alınır. Uygun yer açıldığında ilgili firmaya bilgi verilir. Başvuru tarihinden sonra yapılacak müracaatlarda önceden proje müdürlüğü veya Türkiye temsilciliği ile görüşülerek fuarda boş yer olup olmadığının mutlaka öğrenilmesi gerekir. Fuarın hangi bölümünde stand tahsis edilirse edilsin kesin olarak katılmaya kararlı firmalar bekleme listesine girmek üzere başvurularını göndermelidirler.

Doldurularak fuar idaresine gönderilen başvuru formları fuar idaresi ile fuara katılmak üzere başvuruda bulunan firma arasında düzenlenen bir ticari anlaşmadır. Fuara katılmaktan vazgeçen firma, bu anlaşmayı tek taraflı olarak bozmuş olacağından fuar katılım koşullarında yer aldığı üzere tazminat ödemekle yükümlüdür. Genellikle tazminat bedelini fuarda firmaya tahsis edilen stant kirasının tamamı oluşturur. Ancak fuar idaresi söz konusu standı başka bir firmaya kiralayabilirse tazminat miktarı stant kirasının % 25’ine düşebilir. Fuarın başlamasına çok az zaman kala ortaya çıkan iptallerde standı başka bir firmaya kiralama ihtimali oldukça zayıftır. Tazminat durumu söz konusu fuarın başvuru dosyasında yer alan katılım koşullarının ilgili maddesi ile düzenlenmiştir. Firmaların kendilerine verilen standın yerini beğenmemeleri nedeniyle fuara katılmaktan vazgeçmeleri halinde de tazminat ödemeleri zorunludur.

2.2. Fuar İdaresinin Sunduğu Hizmetler
Fuar idaresi fuara katılmak üzere başvuran firmaya fuara kabul edildiğini belirten teyit yazısı ile fuar katılımını kolaylaştırmak amacıyla sunulan hizmetlerin yer aldığı internet sitesine girişleri için özel bir şifre gönderir. Stand dekorasyonu, stantta kullanılmak üzere mobilya, buzdolabı, mutfak aletleri gibi ekipmanın kiralanması, fuar alanında reklam verme, standa elektrik, su, gaz, basınçlı hava v.b. altyapı tesisatının kurulması, yangın söndürme araçları temini, telefon, faks v.b. bağlanması, stant temizliği, çöplerin toplanması, sigorta, stant personeli temini, otel rezervasyonu, ek fuar giriş kartları satışı belli başlı hizmetler olarak sayılabilir. Fuar idaresi katılımcı firmaya standının büyüklüğüne göre stant personeli için belirli miktarda ücretsiz giriş kartı yollamaktadır.
Bu hizmetler çok iyi incelenerek faydalanılacak olanların belirlenmesi ve yine son gönderme tarihlerine dikkat edilerek ilgili formların fuar idaresine veya fuar idaresince belirlenen firmalara zamanında gönderilmesi gerekir. Fuar tarihi yaklaştıkça sipariş edilen hizmetlerin fiyatı da artabilir.
Katılımcılar ayrıca fuar sırasında yararlanacakları ek hizmetler için fuar idaresine bir avans öderler. Fuara ilk kez katılan firmalardan avans bedeli olarak m² başına 20 – 30 € civarında bir bedel alınır. Fuar bittikten sonra fuar sırasında yapılan harcamalar bu bedelden düşüldükten sonra kalan meblağ firmaya iade edilir. Bu amaçla, banka hesap bilgilerinizi fuar idaresine bildirmeyi unutmayınız. Eğer firma borçlu olursa yine fuar sonrasında kendisinden bu borcun ödenmesi istenir.

2.3. Fuara Hazırlık
Firmada fuar katılımı ile ilgili işleri yürütmek üzere bir yetkili görevlendirilmelidir. Bu kişi, firmanın fuara katılma amacına uygun olarak sergileyeceği ürünlerin seçiminden, bu ürünlerin fuar alanına nakliyesine, stant personeli seçiminden konaklamaya kadar yapılması gereken herşeyi bir plan, program ve zaman çizelgesi ile organize etmelidir.
2.3.1. Nakliye

Fuar katılımını, konularında deneyimli firmaların yardımıyla gerçekleştirmek çok önemlidir. Bu nedenle, malların nakliyesini üstlenecek olan firmanın fuar malı taşımada deneyim sahibi olmasına dikkat edilmelidir. Seçeceğiniz nakliyecinin fuar alanında yerleşik bulunan nakliyecilerle bağlantılı çalışmalıdır. Malınızı firmanızdan alıp fuar standınıza teslim etmeli ve yine aynı şekilde geri getirmelidir.
2.3.2. Fuar Standı

Fuarı düzenleyen firma katılımcılara, fuar standının dekorasyonu için fiyatı stant metrekaresi bazında belirlenmiş standart seçenekler sunar. Standart stant teklifi belirli bir dekorasyonu ve ekipmanı içerir. İlave olarak talep edilen ekipman için ek ücret ödenir.

Özel bir stant dekorasyonu yaptırma imkanı da vardır. Bunu yine fuar idaresinden ya da stant dekorasyon firmalarından teklif alarak yaptırmak mümkündür. Fuar standının görünümünün firmanın fuara katılım amacına uygun olması gerekir. Firma bu konuda belirlediği konsepti fuar standının projesini hazırlayacak olan kuruluşa ayrıntılı olarak aktarmalıdır. Her fuar için ayrı olarak belirlenen stant kurma ve sökme tarihlerine ve saatlerine de dikkat edilmelidir. Fuarın son günü resmi fuar kapanış saatinden önce stanttaki malları boşaltmak ve stant dekorasyonunu sökmek yasaktır. Böyle bir durumda katılımcı firma ceza ödemek zorunda kalır.
2.3.3. Stant Personeli

Fuarda firmayı temsil eden ve ürünlerin tanıtımını yapan stant görevlilerinin hem teorik hem de pratik açıdan bilgi sahibi olmaları çok önemlidir. Bu kişilerin çok iyi derecede Almanca veya İngilizce bilmeleri, kendilerinden emin, sorumluluk sahibi, güler yüzlü ve uyumlu olmaları, fuar deneyimine sahip bulunmaları ve sağlık durumlarının seyahat etmeye uygun olması gerekir.

2.3.4. Stant Güvenliği

Fuar katılımcılarının stantlarında bulunan mallar, fuarın kapalı olduğu saatlerde fuar idaresinin görevlendirdiği salon bekçileri tarafından korunmaktadır. Stantta bulunan maddi değeri yüksek eşyaların korunmasını sağlamak amacıyla ayrıca özel bir gece bekçisi tutulması gereklidir. Fuar başlamadan önce, özellikle stant kurulması, mal taşıma ve yerleşme sırasında fuar alanına çok fazla kişinin girip çıkması nedeniyle her zaman tam bir güvenlik sağlamak mümkün olamadığından üzücü hırsızlık olayları yaşanabilir. Ayrıca stant personelinin fuarın kapanış saatinden önce standı terk etmesi nedeniyle de benzeri hırsızlık vakalarıyla karşılaşılmaktadır.
2.3.5. Tanıtım

Fuara firma ve ürünleri için bol miktarda tanıtıcı bilgi ve broşür ile stand personeli kartvizitlerini götürmekte fayda vardır. Ayrıca fuara gitmeden önce standı ziyaret edecek potansiyel müşteriler ile ilgili bilgilerin kaydedileceği bir ziyaretçi kayıt formu hazırlamak da çok önemlidir. Bu formlar standı ziyaret eden kişilerle görüşülürken dikkatle doldurulmalıdır. Yoğun fuar günlerinde standa birçok kişinin geleceği düşünüldüğünde yapılan tüm görüşmelerin akılda kalmayacağı kesindir. Fuar sonrasında bu formların kıymeti daha çok anlaşılacaktır.
2.3.6. Vize, Seyahat Organizasyonu, Konaklama ve Ulaşım

Almanya, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarına vize uygulamaktadır. Fuara katılmak üzere Almanya’ya gidecek olanların ticari vize almaları gerekir. Seyahate çıkacak kişiler vize işlemleri için seyahat tarihinden 1 – 1,5 ay önce bulundukları bölgedeki Alman Elçiliği veya Alman Konsolosluğu’nun Vize Bölümü’ne en az 6 ay geçerlilik süresi bulunan pasaportları ile başvurmalıdırlar. Ticari vize için gerekli olan evrakları öğrenmek üzere bulunduğunuz yeri dikkate alarak aşağıdaki ilgili internet sitesini ziyaret edebilirsiniz:

Almanya Federal Cumhuriyeti Büyükelçiliği, Ankara: www.ankara.diplo.de
Almanya Federal Cumhuriyeti Başkonsolosluğu, İstanbul: www.istanbul.diplo.de
Almanya Federal Cumhuriyeti Başkonsolosluğu, İzmir: www.izmir.diplo.de

Türkiye temsilcisi bulunduğumuz fuarlara katılan firmaların personeli Alman Büyükelçiliği veya Konsolosluğu’nun Vize Bölümü’ne hitaben firmanın fuara katıldığını belirten bir yazı düzenliyoruz. Bilgi niteliği taşıyan bu yazının normal vize işlemlerini etkileme veya yönlendirme özelliği bulunmamaktadır. Fuar katılımcıları bu amaçla, firmalarının tam unvanını, vize için başvuracak firma görevlilerinin adları ve soyadlarını, İngilizce olarak firmadaki görevlerini, TR ya da U ile başlayan pasaport numaralarını, Almanya’ya giriş çıkış tarihlerini, Almanya Federal Cumhuriyeti’nin hangi şehirdeki konsolosluğuna ( İstanbul, İzmir) ya da büyükelçiliğine (Ankara) başvuracaklarını, daha önce Schengen vizesi alıp almadıklarını, hazırlanacak yazının gönderileceği adres bilgisi ile telefon numarasını [email protected] adresine bildirebilirler.

Ayrıca vize başvurusu için talep edilen evraklara, firmanın fuara kabul edildiğini ve fuardaki stant yerini gösteren fuar idaresinin teyit yazısı ile fuar katılımı ile ilgili olarak yapılan ödemelerin banka dekontları da eklenebilir.

Stant görevlilerinin uçak bileti ve otel rezervasyonu güvenilir bir seyahat acentesi kanalıyla yapılmalıdır.

Uluslararası büyük fuarlara diğer ülkelerden olduğu gibi Türkiye’den de çok sayıda katılımcı ve ziyaretçi gitmektedir. Bu nedenle, yaklaşık 1 yıl ila 6 ay önceden doğrudan veya seyahat acentesi kanalıyla rezervasyon yaptırılmadığı takdirde fuar tarihlerinde uçaklarda veya otellerde yer bulmak çok zordur. Son dakikada ancak fuar alanına oldukça uzak yerlerde hatta yakın şehirlerdeki otellerde yer bulunabilir. Bu durumda, fuar alanına ulaşmak hızlı trenlerle veya araba kiralamak yoluyla mümkün olacaktır. Belli fuarlara düzenli olarak gidenler bir sonraki fuar için otel rezervasyonlarını Almanya’dan dönmeden yaparlar. Fuar giriş bileti veya stand personeli giriş kartı ile Düsseldorf ve Köln’de şehir içi tramvaylarda ücretsiz olarak yolculuk edilebilir. Normal trenlerde ise şehir sınırına kadar ücret ödenmez, buradan varış noktası arasındaki mesafe için bilet alınır. Ancak hızlı trenler (Intercity) ücrete tabidir.

3. Fuar Sonrası

Fuar katılımının başarıya ulaşması fuar bittikten sonra yapılacak çalışmalarla yakından ilgilidir. Fuar dönüşünde standı ziyaret eden firmalara bir teşekkür mektubu yazılması, yazı ekinde firma ve ürünleri ile ilgili ayrıntılı broşür ve bilgi gönderilmesi hatırlatma niteliği taşıyacağından çok önemlidir. Ziyaretçi kayıt formları değerlendirilerek potansiyel alıcı olabilecek ziyaretçilere ilgilendikleri konularda söz verilen ayrıntılı bilgi, teklif, numune v.b. gönderilmelidir. Başarılı iş ilişkilerinin kurulabilmesi zaman içinde oluşacak karşılıklı güvene bağlıdır. Bu nedenle, sabırlı olmalı, istenen bilgileri geciktirmeden ve kolay anlaşılabilecek şekilde karşı tarafa ulaştırmalıdır.