Alım Heyeti Danışmanlığı Yapmak, Organizasyon Yapmak
Alım Ticaret Heyeti: Yeni pazarlar keşfetmek ve yurt dışındaki şirketlerle ilişki kurmak mı istiyorsun?
Alım Ticaret Heyeti Programlarının Amaçları
- Potansiyel müşteriye ulaşılması ve sipariş alınması,
- Acente, temsilci ve dağıtıcı bulunması,
- Üretim ve pazarlama için işbirliği ve ortak yatırım olanaklarının araştırılması,
- Alım bazda bilgi edinilmesi ve araştırma yapılması,
- Gidilen ülkenin pazar potansiyeli ve iş kültürünün tanınması.
Alım Ticaret Heyeti Proje ve Bütçe Yazmak : 1.500$+KDV
Alım Ticaret Heyeti Ön Heyet ve Organizasyonu : 1.000$+KDV
Alım Ticaret Heyeti firma tespiti ve görüşmeler : 1.500$+KDV + firma başına 100 $
Alım Ticaret Heyeti Tamamlama : 1.500$+KDV
Ön Heyet / Alım Ticaret Heyetinin Gerçekleştirileceği Ülkedeki Hazırlık Süreci
- Programın düzenleneceği ülkedeki temsilcilikle eşgüdümlü olarak gerekli çalışmaların yapılabilmesini teminen gerek görülmesi halinde bir ‘Ön Heyet’ ziyareti gerçekleştirilebilir.
- Muhatap ülkede Ticaret Bakanlığı ya da muadili olan Bakanlık ve/veya heyete muhatap olabilecek oda, birlik, işadamı dernekleri ve benzeri kurum/kuruluşlar nezdinde girişimde bulunularak Alım Ticaret Heyeti programının detayları hakkında bilgi verilir ve destek talep edilir.
- Hedef ülkenin şartları göz önünde bulundurularak, ihtiyaç duyulması halinde, Alım ticaret heyetinin duyurularını yapmak, basın/medya kuruluşları aracılığıyla tüm tanıtım faaliyetlerini yürütmek, heyet sonrası medya takibini gerçekleştirerek sonuçlarını raporlamak ve firma eşleştirmelerini yapmak üzere duyuru ve ikili iş görüşmeleri hizmetinin alınacağı yerel bir firma/firmalar ile anlaşılabilir.
Alım Ticaret Heyeti Esnasında Gerçekleştirilen İşlemler
- Heyetin programın yapılacağı ülkeye intikalinden önce varsa ön heyet grubu havaalanında karşılama düzeneğini hazırlar. Heyetin intikaliyle birlikte grubun havalimanından çıkışı, belirlenen konvoy düzenine uygun olarak araçlara yerleştirilmesi, pasaport işlemlerinin ve tüm bagajların toplanması işleminin görevli seyahat acentesi tarafından yapılması ve programın akışına göre konaklanacak otele ve/ veya toplantı salonuna varışı sağlanır.
- Heyetin konaklayacağı otelde otel yetkililerince tüm heyetin oda kartları hazır hale getirilir ve heyet otele vardığında check-in işlemleri en hızlı şekilde yürütülerek odalara yerleşim sağlanır.
- Heyet başkanının katılımıyla, heyet katılımcılarının yanı sıra, ziyaret edilecek ülkede yerleşik Türk işadamlarının davet edileceği ve ilgili Ticaret Müşaviri/Ataşesinin sunum yapacağı bir bilgilendirme ve tanışma toplantısı düzenlenir.
- Yapılmasına karar verilmişse gerçekleştirilecek iş forumu/ seminer için gerekli düzenlemeler ve hazırlıklar yapılır. Forum/seminer salonunun fuayesine yerleştirilecek kayıt masası sayesinde yabancı katılımcıların kartvizitlerinin toplanması ve kayıtlarının alınması sağlanır.
- Firmalar arası ikili iş görüşme düzeneği hazırlanır ve iş görüşmeleri gerçekleştirilir. Söz konusu görüşmelerin bitiminde işadamları tarafından değerlendirme formlarının doldurulması sağlanır ve bahse konu formlardan derlenen bilgiler çerçevesinde görüşmelere ilişkin bilgileri içeren not hazırlanır. • Heyetin niteliğine göre müteahhitlik sektörü ya da yatırım konularına yönelik olarak özel toplantılar organize edilir.
- Programda yer alması halinde zincir mağaza, fuar, liman, sanayi bölgeleri, serbest bölgeler, üretim tesisleri, vb. alanları ziyaret edilir.
- İşadamları programından ayrı olarak varsa resmi heyet programı yürütülür ve bu kapsamda ilgili ülkenin resmi temsilcileriyle ikili görüşmeler ve toplantılar gerçekleştirilir.
- Programın sona ermesinin ardından Türkiye’ye dönüş için heyetin havaalanına transferi sağlanır. Ülkeye girişte olduğu gibi pasaport ve bagaj işlemleri görevli seyahat acentesi tarafından toplu olarak yaptırılır ve heyet Türkiye’ye hareket eder.
- Destek kapsamındaki harcama kalemleri (konaklama, salon kirası, organizasyon giderleri gibi) katılımcı Ticaret Bakanlığı temsilcisi tarafından gözlemlenir/kontrol edilir.
- Organizatör kuruluşların Alım Ticaret Heyeti programının gerçekleşmesini müteakip 2011/1 Sayılı “Pazar Araştırması ve Pazara Giriş Desteği Hakkında Tebliğ” ekinde yer alan (EK C) faaliyet sonrası başvuru belgelerini ilk ödeme belgesi tarihinden itibaren en geç 6 (altı) ay içerisinde doğrudan veya posta yoluyla Ticaret Bakanlığına (İhracat Genel Müdürlüğü) ibraz etmeleri gerekir.
İş Forumu/Seminer Hazırlıkları –
– Programa ilişkin TV, radyo ve gazetelerde reklam yayınlanması (üyelere duyuru ile eş zamanlı),
– Yabancı işadamlarının katılımı için danışmanlık firmasıyla anlaşma yapılması, ülke mevzuatı uyarınca gerekli duyuruların yapılmasının sağlanması,
– Girişte kayıt masasının ve görevlilerin danışmanlık firması tarafından ayarlanması,
– Salonun tutulması,
– Toplantı düzeninin belirlenmesi (tiyatro düzeni, yemekli düzen vb.),
– Arka fon (backdrop) ölçülerinin belirlenmesi ve baskısının hazırlatılması,
– Diğer görsel malzemelerin belirlenmesi ve hazırlatılması (kırlangıç, roll-up, masa bayrakları vb.),
– Konuşmacı masasında (headtable) oturacak yetkililerin belirlenmesi ve isimliklerinin hazırlatılması,
– Ses sisteminin kurulması ve kontrolü,
– Kullanılacaksa görüntü sisteminin kurulması ve kontrolü,
– Kürsü mikrofonunun kontrol edilmesi,
– Sunucunun belirlenmesi ve konuşmacı bilgileri ile program akışının detaylı olarak sunucu ile paylaşılması,
– Tercüme şeklinin belirlenmesi (simultane veya ardıl),
– Gerekli tercümanın/tercümanların tutulması,
– Toplantının son bölümünde soru-cevap olacaksa gerekli hazırlığın (seyyar mikrofon vb.) yapılması, –
– Fotoğrafçı-kameraman ayarlanması,
– Toplantının tiyatro düzeninde olması halinde; belirlenecek oturum düzenine göre protokol isimlerinin koltuklara yapıştırılması ve önlerine sehpa konması,
– Toplantının yemekli düzende yapılması halinde; belirlenecek oturum düzenine göre protokol ve basın masalarının belirlenmesi, isimliklerin masalara konması, – Yabancı basının katılımının yerel danışmanlık firmasınca sağlanması ve röportaj ayarlanması ve basında çıkan haberlerin derlenmesi.
Bu Destekle Ne Kazanırsın?
- Bir İşbirliği Kuruluşu koordinasyonunda düzenlenen Alım ticaret heyetine katılım sağlayabilirsin. Eğer bu heyet Bakanlığımızca belirlenen hedef ülkelere, hedef sektörlerde gerçekleştirilirse, destek oranını 15 puan arttırıyoruz: Ulaşım ve konaklama giderlerin ile heyetin tanıtım ve organizasyonuna ilişkin giderleri % 50 yerine, % 65 oranında destekliyoruz.
- Adi şirket değilsen, Ekonomi sınıfı biletle uçmayı dert etmiyorsan, bu desteği alabilirsin